办公软件的三种故事：无用、能用与创造性运用
很多人一听到数字化，就说“你不用骗我了”。文 / 巴九灵
吴老师在前不久的年终秀上对2022年做了一个预测：移动协同办公革命。
“目前，中国的在线办公用户已经达到3.8亿，2020—2021年增长了91.2%。2021年在线视频会议的使用率达到了23.8%，在线文档的协同编辑达到23.8%，在线会议日均使用时长36分钟。我可以非常负责任地和大家讲，这几个数据在美国是没有的，这是中国办公协同市场领先于美国的表现。”他说。
在企业数字化转型浪潮下，移动协同办公是一个值得期待的组织数字化的环节。但能发挥多大的价值，是我们需要思考的问题。
一位行业内头部公司的员工对小巴说：“（这些办公软件）功能那么丰富，为什么只能服务写字楼里高大上的白领？工厂、商场、餐厅这些行业呢？”他指出了使用人群方面的局限。
事实上，在包括小巴在内的多位使用者看来，不少软件功能强大，涵盖了企业的各类办公需求，但起主要作用的沟通，主要还是使用电话、微信。
那么，组织数字化的价值如何体现？
01.从一个广州小制衣厂看见了效率提升另一种可能性
上周四，小巴去到了广州番禺区调研了一家服装制造企业 “智衣链”，公司有100多号人，年营业额在上千万元，业务范围主要是50—300单左右的小额服装订单，包括T恤、卫衣等。做了十年服装生意的中年老板姓钟，长得很富态，坐在宽敞气派的办公室里，很有传统生意人的派头。
番禺区是广州服装产业、乃至全国服装产业的重镇之一，如此体量的服装企业十分常见。钟老板虽然看起来是一个常见的创业者，但他的实践经验可能在全国范围内具有一定的标杆意义。
智衣链把每个流程细节、节点的负责人的信息都会录入一个供应链方面的第三方SaaS软件中。在这款供应链应用中，每个流程、节点的负责人的信息都会录入其中，并设置有相应的权限，一个订单进入生产流程，一般会匹配相应的独立二维码，每完成一个流程，相应负责人通过扫码上报完成信息，触发下一个流程。
整个流程对于老板、客户是可以做到“可视化”的。钟老板展示的手机软件页面，以及办公室的一块大屏幕，就能说明这一点。类似的供应链软件在软件市场上并不少见。
但要注意，这个案例的特殊之处在于，智衣链这家企业不仅要通过这款供应链应用来优化企业内部情况，还要把它的上下游企业，包括四十家布匹、辅料工厂，三十家缝纫工厂，四十家客户，100多家企业像串珠子一样串联在一起了。
如此这般难度非同小可。最难的地方在于，要促使上下游企业都下载同一个“供应链应用”，并高频地使用这样一个软件。
结果怎么样？智衣链和这款供应链软件一起“投靠”了企业微信，原因是企业微信正在做“企业互联”方面的功能。
当第三方供应链软件入驻企业微信这样一个公众流行度较广的办公软件的第三方应用市场后，首先，上下游企业不再需要下载App这样的繁琐动作，只需要共享应用。其次，借助企业微信的流量优势，大大提升了上下游企业使用的积极性。再由企业微信进一步促进企业间协作，使得“智衣链+供应链应用+企业微信”高效融为一体，整体提高生产效率，这就是智衣链给我们的启发点。
这家供应链软件的一位负责人对小巴坦陈，“企业微信帮我们完成了一个能力，就是即时沟通，你不可能每天长时间盯着一个供应链App。”。
“中国的服装制造，生产效率已经在世界比较领先，也很难拉开差距了。”钟老板认为。而企业间的协同效率是新的增长点。因此，智衣链的生产效率提升了35%，错误率降低了80%多，日产量过万件。
02.细看这个案例，“魔鬼细节”藏了不少
事实上，智衣链完全换上“供应链应用+企业微信”这套全副武装，不过只有半年时间，但给钟老板的感受却非同一般。
企业微信凭借自身连接能力，可以优化智衣链与供应链应用的合作。除了借助企业微信，帮助智衣链解决上下游企业低频使用供应链应用这一点外，释放企业间的协作效率，也需要企业微信作为“润滑剂”。
由于一般供应链软件缺乏即时通信能力，智衣链与上下游企业的沟通仍然是传统模式。小到沟通交流，大到下单跟单，主要靠快递、电话、微信、QQ等方式和office等基础办公工具来完成。由于信息庞杂、双方员工互相理解不到位容易出现效率低下、失误等问题。
拿微信沟通来说，两个企业间的对接人在微信上展开交流合作，先需要通过一个加对方好友的动作。但这个过程无疑降低了效率，随着对接人数和频率增多，相关人员离职、换岗等情况出现，容易使得局面复杂化、繁琐化。
此外，“客户因为害怕工厂延期交付或者下了一个急单，会经常来询问。为此员工需要经常往车间跑拍照，以及与上下游企业沟通以安抚客户。但员工每天需处理大量订单，实际上是非常缺乏精力的。”钟老板对小巴说道。
对应这些情况，企业微信就可以发挥较大价值。在企业微信的工作台页面，上下游与上下游的协作功能，主要针对的是企业间的协作问题。
据了解，不需要加企业微信好友这一动作，就可以形成一个以智衣链为中心的通讯录，相当于建立了一个虚拟通讯录，但在这个通讯录里的体验，与在企业微信中的体验大致是一样的。
比如，借助上下游功能员工也可以拉群沟通，群的功能和企业内部群的功能是一致的。还可以作为搭配的是，在群中加入群聊机器人，完成读取设备信息、自动同步生产进度等工作，以减少人工工作量，降低人力成本。
一个客户要做一批衣服，按照传统模式，先找服装工厂打版，再接下来找其他工厂完成其他步骤，所耗费的时间是较长的。对于钟老板来说，只需要在“系统”下一个订单，“系统”便会自动走完整个生产流程。无需进行长链条的、复杂的企业间的对接和跟单。因此，高效率是钟老板的核心竞争力，一个客户从下订单到交付可以快到1—2天。
况且对于小额订单来说，大部分服装企业缺乏兴趣和动力。“那个钱可能都不够开个版的，人家拿一卷布能做一百多件。”钟老板说道，“很多客户为什么愿意跟我们配合，第一不用采购辅料、面料，第二不用裁剪师傅，第三不用打版。这些都节省了。”
如果出现“延迟” “订单数据有问题”等情况，可以在面板上或者是企业微信上马上识别，快速做出反应。
总结来说，智衣链的模式特点主要有二：借助企业微信的第三方应用从接单到交付的整个流程最大程度地搬到了线上，实现最大程度的生产流程一体化，借助企业微信的上下游功能，与上百家企业建立了紧密的“共同体”关系。
钟老板说：“即使我出差，我也可以知道每一条生产线具体的情况，整个流程是透明的，再也不是处在一个黑箱里了。”
03.走向组织数字化的星辰大海，未来会有无数种方式
回到开头的问题，对于企业微信来说，“智衣链+供应链应用+企业微信上下游功能”的组合，显然创造了更具深度的价值，提高了对用户的吸引力。
而且我们发现，类似例子也出现在其他企业身上。比如，员工数字化活跃度极高的宜家。据了解，自2017年开始，宜家中国把办公软件更新为企业微信，目前共有1.3万名员工在使用企业微信。2021年底的一项数据显示，一周内，员工办公活跃数最高1万+，最低7900，全年平均水平接近80%。
智衣链的切入点在于上下游企业协同，宜家中国的切入点是人事。如何更好地组织和团结上万名员工？这是宜家人事部门长期面临的难题。比如，员工答疑。企业微信回复、面对面或者电话沟通，耗费人力，且容易繁琐化与漏信息，邮件互动性又差等。
在这种情况下，“企业微信+人事小助手”的解决方案应运而生。所谓“人事小助手”是内嵌在企业微信上的由宜家中国开发的应用，其具体价值在于：员工提问，触发关键词，由机器自动回复，没有覆盖的问题，由人事回复，新的回答又会补充进入机器回复内容中。
人事小助手相当于一个“养成系”应用。提问的员工越多，人事小助手也就变得越强大；而人事小助手越强大，反过来也激发员工踊跃提问。据了解，宜家中国员工选择“小助手”咨询的数量，已经超过员工电话人工客服的数量。对于人事部门来说，只需要3名员工，便可以较高满意度地回复1万多员工的各类咨询。
便捷高效的数字化工具解放了不必要的时间浪费，员工工作顺心，对企业的满意度越高，对工作的积极性也就越强。虽然并没有给员工制定任何私域的KPI或硬性要求，但宜家店员为了和顾客沟通更加及时负责，已经主动加了30万人的企业微信好友。员工不为完成任何指标，只是希望顾客离店后，有问题或想咨询，能找得到人，得到回应。相对于员工与顾客的关系，两者之间更近似于朋友。
这背后不仅仅是工具的作用，更是理念创新——更好地服务员工，才能更好地服务顾客。
要靠一个移动办公协同工具来解决企业的各类痛点，大概是不现实的。原因是各行各业的需求和痛点千奇百怪，而工具一般只能满足基本的普适的需求。但是，如果工具无法促进解决企业的各类痛点，提供更具深度的价值，恐怕也是缺乏核心价值和未来前景的。
小巴从企业微信处了解到，企业微信的核心是作为企业运营的连接工具，具体到满足企业更深层、垂直的需求。“我们有10万多个合作伙伴，他们做得更加专业，希望让他们来承接这部分需求。”企业微信有关人员提到。因此，企业微信需要第三方供应链应用等合作伙伴，它们将与企业微信一道发挥更大价值。
昨天，企业微信开了新品发布会，公布与腾讯文档、腾讯会议打通。并重点发布了连接消费者、连接上下游的功能。总结而言就是，提升内部协作效率、连接消费者的效率以及上下游协同的能力。用吴老师的话来说，建立一体化、网络化、个性化的平台。
“很多人一听到数字化，就说‘你不用骗我了’。”当钟老板谈到同行对于数字化转型的态度时坦陈。原因是，市场上数字化工具与解决方案比较混乱，常常是企业把钱付出去了，效果却不行。
2020年9月，为了紧随企业数字化浪潮，他成立了新公司“智衣链”，前前后后花了几十万元升级软件，包括供应链软件、财务软件等。但无法将不同软件整合在一起，市场上也没有一个整体的服务商。还需要较大成本和精力说服上下游企业下载相关App，结果也必然面临低频使用率的窘境，直到摸索到“供应链应用+企业微信”的模式，他才算摸到一点门道。
据钟老板告诉小巴，这样的模式在广州服装业几乎是看不见的。他的未来预期是联合上千家上下游企业，把日产万件推动至日产十万件。——当服装行业的上下游企业结成更高效的网络，将大大提升中国服装行业的效率。
总结以上两个案例，值得我们吸取的底层逻辑在于：企业组织数字化过程中，应当结合自身痛点，大胆借助第三方应用，并创造性使用移动协同办公软件。由此展开想象，未来的企业数字化组织应有无数种模式，而不是简单从若干模子印出来的。
数据来源：
1. 《让顾客和员工都满意，宜家是怎么做到的？》，企业微信
作者 | 林波 | 当值编辑 | 武新月
责任编辑 | 何梦飞 | 主编 | 郑媛眉 | 图源 | VCG
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